4畳半のスキマから

日々学んだことを垂れ流すブログ

【今すぐできる】やるべきことを予定通りに終わらせるための方法

 

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こんにちは、ヒラセです

 

みなさんはこんな経験ありませんか?

 

「今日折角計画たてたのに全然できなかった、はあ・・・」

 

僕も毎日予定を立てて、よしやるぞ!と意気込んだものの想定外のことがおきたり、うまく集中出来なかったりして予定通りの1日を送れないことが多々あります。

 

そんなときにメンタリストDAIGOさんのオンライン講座で予定通りに仕事を終わらせる方法が解説されていましたので、そこで学んだことを簡単に整理して共有していきたいとおもいます

 

ここでは主に3つのテーマ

 

1.集中してタスクにとりくむには?

2.タスクを予測可能にするには?

3.タスクの先送りを減らすには?

 

について共有していきたいと思います

 

1.集中してタスクにとりくむには?

1-1.タスクを集中タスク、非集中タスクに分ける

 

タスクには2種類あります。集中タスク非集中タスクです。

 

ブログで例えるなら、記事の構成を考える、記事の執筆、などは集中して取り組む必要があるので集中タスクです。

 

反対に、画像を探してくる、カテゴリー分けをするなどは集中しなくてもできるので非集中タスクといえるでしょう。

 

2つに分けるメリットは、自分の状態にあわせて1日の時間をうまく使えることです。

 

どうしても人間ですから気分にムラがでてきます。そのときの自分の気分に合わせて作業をとりくむことが可能になるのです。

 

加えて、人間は朝の時間帯がもっとも集中できるといわれています。その時間帯に非集中タスクをやるのはとてももったいないです。集中できる時間帯に集中してやるべきことをやった方がいいですよね?制限時間付きの焼肉食べ放題と一緒です(一緒か?)

 

ちなみにこの記事も朝に書いています。おはようございます。

 

非集中タスクは休憩の代わりにもなるそうなので、やることがたくさんあるけど休みも適度にはさみたい人は集中タスクと非集中タスクに分けることで仕事がめちゃくちゃはかどるそうです。

 

1-2.頭をリセットするためのGTD

集中ができない原因のひとつに作業中に他のやらなくちゃいけない事が気になってそのことを考えてしまうというのがあります。みなさんもそんな経験ありませんか?そのもやもやを消し去ることが集中するために必要になってきます。

 

スマホでいうならアプリの立ち上げすぎで重くなっている状態ってことですね。みなさんも「スマホの動き重いなあー」と思ったら立ち上げているアプリを消しますよね、アレを人間でも行ないます。

 

そこで行なうのがGTDです。GTDを行なうことでこのもやもやを消し去ることができます。一生に1回でいいです。

 

具体的にやることは3時間かけて、やるべきこと、やりたいこと、心配事、愚痴などなどありとあらゆる脳にある情報を書き出していきます。3時間は絶対です。

 

1時間程度で終わることもあるかもしれません、しかしそれでも書き続けてください。

大事なのは「もうこれ以上書くことない、脳みその隅から隅までみました」っていう感覚を持つことが大事です。

 

こうすることで、タスクに対する迷いがきえてすっきりします。

 

先ほども言ったとおりこれは一生に1回でよくて、後はメンテナンス的に1日2~3回。5分から10分程度紙に書き出すことを続けていれば問題ありません。

 

1-3.タスクの自動化

毎日必ずおこなう仕事ってあるとおもいます。そういう類のタスクは自動化(習慣化)することで考えることがへり、集中することができます。毎日行なうことは、時間をきめたり、手順を決めたりして習慣化するとよいでしょう。

1-4.未知のタスクへの取り組み方

毎日やっていること、やったことのあることなら手順が分かっているとおもいますが、やったことないことに集中するにはどうすればいいのでしょうか?

 

まず、ある程度の予測をたてます。ある程度でかまいません。あとは最初の5分やることを決めてやるだけです。

 

やれるのかどうか、やり方がどうか迷っていることが取り組みの集中力を下げています。まずは5分でここまでやってみようとか決めてやってみるとそのままスイスイ仕事を進めることができます。

2.タスクを予測可能にするには?

・タスクを20分程度で出来るように分ける

人間はそんなに先の未来を予測できないそうです。講座ではチンパンジー麻薬中毒者は20分先のことしか予測できないといっていました。

 

健全な人はもう少し先のことを考えられると思いますが、タスクの予測においてはむしろチンパンジーになれと講座ではおっしゃっています。

 

20分ほどで分けることでより取り組みに具体性が増し、それによってより現実的な所要時間をわり出すことができるからです。

 

さらに20分で分けると当然タスクの数は多くなります。タスクの数が多くなると人間は「やることがおおい、少し時間を長めにとらないといけないな」と無茶な計画を立てなくなるそうです。

 

こうすることでより現実的な予測が可能になります。

 

また予測可能性があがると仕事のストレスと自己否定が減少するそうです。

 

予定をたてるときはまず20分程度で可能なタスクに分類するところからはじめてみましょう。

 

3.タスクの先送りを減らすには?

・タスクの想起率を上げる

想起とは思い出すということ、つまり頭にタスクをいれておいてすぐにやるべきこと思い出せるようにしておくことがタスクの先送りを防ぐためのポイントになります。

 

自分がやるタスクに自分にとって分かりやすくて気分の上がる名前をつけることでタスクの想起率があがるそう。講座の中では掃除のことをヤシマ作戦といっていました笑

 

例えば、ぼくだったらそうですね・・・洗濯がきらいなので洗濯機に洗濯物をぶち込むことをダンクシュートとでも名づけましょうかね。まあとりだして干すのが一番めんどうなのですが・・・・

 

タスクを頭にいれるためには紙にタスクを書き出しましょう。そうすることで自然と頭にはいり、頭にはいったタスクにへんてこな名前をつけてテンションを高めてさっさとこなす。これが先送りしないためのコツだそうです。

・常連タスクを対処する

タスクを書き出す習慣がある人はそのタスクの中に常駐している、あるいは常駐しがちなタスクがあると思います。そのタスクあなたの先送りにしがちなタスクなのでさっさと対処しましょう。

 

常駐しているとういうことはタスクの細分化ができていないことが原因です。まずはそのタスクを細分化することでタスクの先送りを防ぐことができます。

・1日を3つに分ける

今回この話が僕には一番ありがたかったかもしれないですね。

 

というのも僕は完璧主義思考なので、一日の予定が狂うとすぐにやる気がなくなって先延ばしにしてしまうんです。なので一日単位で見るんじゃなくて、朝、昼、晩の三つにわけてその都度振り返ることで「朝がうまくいかなかったから昼はうまく出来るように頑張ろう」とチャンスが三つに増えるわけです。

 

こうすることで、心の負担を減らし先送りを防ぐことが出来るのだそう。

 

なので僕はとりあえず

 

起きてから12:00まで→朝

12:00~17:00→昼

17:00~22:00→夜

 

として、1日を振り返ってみることにしました。

1日を3つで考える。チャンスが増えたみたいでなんだかいいとおもいませんか?

 

・まとめ

 

ここではやるべきことを予定通りに終わらせるための方法として

1.集中してタスクにとりくむには?

2.タスクを予測可能にするには?

3.タスクの先送りを減らすには?

をテーマに記事をまとめさせていただきました!

 

1日が予定通りにいかないと悩んでいる方はためしてみてはいかがでしょうか?

 

DAIGOさんの講座を見てみたい方はこちらからどうぞ!
www.nicovideo.jp